Перейти на сайт

Руководство по модулю «Счета»

Модуль «Счета» представляет собой мощный и интуитивно понятный инструмент, разработанный для автоматизации процессов создания, управления и учета счетов оплаты. Он обеспечивает бесшовную интеграцию с другими модулями системы, такими как «Клиенты», «Услуги», «Товары», «Журнал записи» и другими, что позволяет оптимизировать работу с данными и минимизировать ручные операции. Интерфейс модуля разработан с учетом удобства использования, чтобы сотрудники, включая администраторов, кассиров и менеджеров, могли быстро освоить функционал и эффективно применять его для автоматизации бизнес-процессов. Модуль помогает ускорить процессы учета, повысить точность финансовых операций и улучшить взаимодействие с клиентами, что особенно важно для медицинских учреждений, где требуется точный учет услуг, товаров и транзакций.

Описание модуля

Модуль «Счета» предназначен для выполнения следующих ключевых задач:

  • Создание счетов оплаты: Формирование счетов для клиентов на основе оказанных услуг и приобретенных товаров.
  • Управление содержимым счета: Редактирование информации о плательщике, услугах, товарах и транзакциях.
  • Печать документов: Генерация печатных форм счетов и других связанных документов.
  • Интеграция с другими модулями: Связь с данными клиентов, записями, бонусными программами и внешними системами (например, лабораториями KDL и Helix).
  • Автоматизация процессов: Упрощение учета, расчетов и взаимодействия с клиентами, снижение вероятности ошибок.

Модуль оптимизирован для использования в медицинских учреждениях, где требуется детальный учет медицинских и административных данных, а также интеграция с внешними сервисами для обработки лабораторных анализов и других операций.

Структура страницы модуля

Модуль «Счета» состоит из семи основных разделов, каждый из которых предоставляет специализированный интерфейс для выполнения определенных задач:

  • Плательщик: Управление данными плательщика.
  • Список услуг: Настройка и учет услуг, включенных в счет.
  • Список товаров: Управление товарами в счете.
  • Список транзакций: Учет и управление финансовыми транзакциями по счету.
  • Печать: Генерация и настройка печатных форм документов.
  • Дополнительные функции: Дополнительные функции для управления счетом.
  • Разбиение комплексной услуги: Детализация комплексных услуг для учета и распределения.

Плательщик

Этот раздел предназначен для ввода и управления информацией о плательщике счета. Он включает следующие элементы:

  • Поля:

    • Полное ФИО плательщика.
    • Номер телефона.
    • Адрес.
    • Паспортные данные.
    • Переключатель: указывает, является ли плательщик представителем клиента.
    • Выпадающий список клиентов для выбора плательщика (по умолчанию выбран текущий клиент).
    • Количество доступных бонусных рублей (отображается, если активен модуль «Бонусы»).
    • Количество доступных рублей на депозите (отображается только при положительном балансе на депозите).
    • Абонементы (при наличии абонементов).
    • Сертификаты (при наличии сертификатов).
    • Полисы (при наличии полисов ДМС или договоров).

  • Функции:

    • Кнопка «Использовать бонусные рубли» (доступна при активном модуле «Бонусы»).
    • Кнопка «Добавить услугу или товар» для перехода к добавлению услуг или товаров в счет.
    • Поле для редактирования комментариев.
    • Смена плательщика (выпадающий список, только при неоплаченном счете).

Список услуг

Раздел содержит детальную информацию об услугах, включенных в счет, и предоставляет следующие поля:

  • Поля:

    • Код услуги.
    • Лабораторный код.
    • Наименование услуги.
    • Вид услуги (выбирается из выпадающего списка).
    • Кабинет (выпадающий список).
    • Основной диагноз (выпадающий список заболеваний по МКБ-10).
    • Сопутствующий диагноз (выпадающий список заболеваний по МКБ-10).
    • Исполнитель (выпадающий список сотрудников).
    • Оборудование (выпадающий список оборудования).
    • Палата (выпадающий список палат).
    • Направивший врач (выпадающий список сотрудников).
    • Талон.
    • Стоимость услуги.
    • Количество.
    • Себестоимость.
    • Скидка.
    • Надбавка.
    • Итоговая сумма.

  • Функции:

  • Разбиение комплексной услуги (доступно только для комплексных услуг). Подробнее про комплексные услуги вы можете прочитать в документации по услугам.

    • Удаление услуги (доступно только для непроведенных счетов или если сумма транзакции равна нулю).
    • Изменение услуги.
    • Изменение вида услуги.
    • Изменение исполнителя услуги — выпадающий список сотрудников.
    • Изменение палаты применения услуги.
    • Изменение оборудования применяющегося к услуге.
    • Изменение сотрудника направившего на услугу — выпадающий список сотрудников.
    • Выбор диагноза (основного и сопутствующего) из списка МКБ-10.
    • Применение скидки или надбавки к услуге.
    • Изменение количества применяемых услуг.

Список товаров

Раздел предназначен для управления товарами, включенными в счет, и включает следующие поля:

  • Поля:

    • Код товара.
    • Наименование товара.
    • Склад списания.
    • Количество в наличии.
    • Кабинет.
    • Примечание.
    • Исполнитель.
    • Талон.
    • Цена.
    • Количество.
    • Цена закупки.
    • Скидка.
    • Надбавка.
    • Итоговая сумма.

  • Функции:

    • Удаление товара (доступно только для непроведенных счетов или если сумма транзакции равна нулю).
    • Изменение расходного материала (товара).
    • Изменения склада списания.
    • Изменения примечания.
    • Изменение исполнителя — выпадающий список сотрудников.
    • Применение скидки или надбавки к товару.

Проведение оплаты

Раздел предоставляет интерфейс для проведения оплаты. Он включает:

  • Поля для ввода:

  • Тип оплаты (наличные, карта, QR-код, абонемент, сертификат, договор, ДМС и др.). Типы определяются в настройках системы.

    • Касса.
    • Сумма внесения.
    • Полученная сумма.
    • Сдача.

  • Функции:

    • Кнопка «Произвести оплату» для завершения транзакции.

Список транзакций

Раздел предоставляет интерфейс для учета и управления транзакциями, связанными со счетом. Он включает:

  • Функции:

    • Таблица транзакций с полями:
      • Сумма.
      • Тип платежа.
      • Плательщик.
      • Статус.
      • Сдача.
      • Получено.
      • Касса.
      • Пользователь, выполнивший транзакцию.
      • Дата.
    • Кнопка смены типа транзакции (доступна после подтверждения транзакции).

Печать

Раздел предоставляет инструменты для генерации и настройки печатных форм документов:

  • Кнопка «Печать»: Открывает стандартную печатную форму счета.
  • Кнопка с треугольником: Открывает список всех доступных документов (например, договор, акт выполненных работ). Поддерживаются:
    • Прямая печать документа.
    • Редактирование документа перед печатью (активируется кнопкой с галочкой).

Разбиение комплексной услуги

Раздел предназначен для детализации комплексных услуг, упрощая их учет и распределение между сотрудниками и записями. Он включает:

  • Интерфейс:

    • Таблица с названием комплекса и списком услуг.
    • Таблица составляющих комплексной услуги с полями:
      • Код.
      • Наименование услуги.
      • Группа услуги.
      • Цена.
      • Исполнитель.
      • Дата записи.
      • Время записи.

  • Функции:

    • Выбор исполнителя (по умолчанию — исполнитель комплекса).
    • Указание даты записи (по умолчанию — текущая дата).
    • Указание времени записи:
      • В талон комплексной услуги.
      • В свободные промежутки на выбранную дату.
    • Распределение услуг между сотрудниками или записями.
    • Завершение разбиения кнопкой «Выполнить».

Кому полезен модуль

Модуль «Счета» разработан для сотрудников, отвечающих за управление счетами оплаты, включая:

  • Администраторов: Для создания и обработки счетов, управления данными плательщиков и планирования визитов клиентов.
  • Кассиров: Для учета транзакций, проведения оплат и работы с кассовыми чеками.
  • Менеджеров клиник: Для контроля финансовых операций, интеграции с лабораториями и управления бонусными программами.

Основные функции

Создание и редактирование счета

Создание счета:

  • Перейдите в раздел «Плательщик» и выберите клиента из выпадающего списка.

  • Укажите, является ли плательщик представителем клиента, с помощью переключателя.

  • Нажмите кнопку «Добавить услугу или товар» для перехода к добавлению услуг или товаров.

  • В разделах «Список услуг» или «Список товаров» заполните соответствующие поля:

    • Список услуг:
      • Вид услуги (выпадающий список).
      • Основной диагноз (выпадающий список по МКБ-10).
      • Сопутствующий диагноз (выпадающий список по МКБ-10).
      • Оборудование (выпадающий список).
      • Палата (выпадающий список).
      • Направивший врач (выпадающий список сотрудников).
    • Список товаров:
      • Наименование.
      • Склад списания.
      • Примечание.

  • Настройте бонусные рубли (если активен модуль «Бонусы»).

Редактирование счета:

  • Откройте существующий счет через список счетов в модуле «Клиенты» или «Журнал записи».
  • Внесите изменения в разделы «Плательщик», «Список услуг», «Список товаров» или «Список транзакций».
  • Удаление услуг или товаров доступно только для непроведенных счетов.
  • Для проведенных счетов используйте функцию «Возврат».

Проведение оплаты

  • В разделе «Проведение оплаты» выберите тип оплаты (например, наличные, карта, QR-код, абонемент, сертификат, договор, ДМС). Типы определяются в настройках системы.
  • Укажите кассу, сумму внесения, полученную сумму и сдачу.
  • Нажмите на кнопку «Произвести оплату» для завершения транзакции.

Управление транзакциями

  • Для изменения типа транзакции используйте кнопку смены типа в таблице транзакций. Доступно только для типов оплаты картой или QR-кодом пользователям с ролью “Изменение типа транзакции при оплате банковской картой”. Возможно изменить тип транзакции на наличные, карту и QR-код.

  • Просматривайте историю транзакций, включающую:

    • Сумму.
    • Тип платежа.
    • Плательщика.
    • Статус.
    • Сдачу.
    • Полученную сумму.
    • Кассу.
    • Пользователя, выполнившего транзакцию.
    • Дату.

Печать документов

  • Нажмите кнопку «Печать» для вывода стандартной печатной формы счета.
  • Используйте кнопку с треугольником для выбора других документов из списка (например, договор, акт выполненных работ). Список документов настраивается в модуле «Печать».
  • При необходимости редактирования документа перед печатью нажмите на кнопку с галочкой для открытия страницы с редактированием документа. Для редактирования документов пользователю необходимо активировать правило «Редактирование документов перед печатью» в ролях пользователей.

Редактирование документов

  • Внесите изменения в текст документа в поле редактирования.
  • При необходимости документ возможно полностью изменить для единичной печати.
  • Нажмите кнопку «Печать» для отправки документа на печать. Подтверждение не требуется. Страница с редактированием при печати не закрывается.

Настройка комплексных услуг

  • В разделе «Список услуг» выберите комплексную услугу и нажмите кнопку «Разбить комплексную услугу». Функция особенно полезна для медицинских учреждений, где комплексные услуги требуют детального учета и распределения.

  • В открывшемся окне укажите для каждой составляющей услуги:

    • Исполнителя (по умолчанию — исполнитель базового комплекса).
    • Дату записи (по умолчанию — текущая дата).
    • Время записи (в талон комплексной услуги или свободные промежутки на выбранную дату).

  • Распределите услуги между сотрудниками или записями при необходимости.

  • Нажмите кнопку «Выполнить» для завершения разбиения.

Дополнительные функции

Доступны через кнопку с тремя вертикальными точками:

  • Проверка кассового чека: Открывает кассовый чек в системе оператора фискальных данных (ОФД), с которым работает медицинская организация. Функция доступна только после завершения оплаты и зависит от настроек интеграции с ОФД.

  • Дубликат чека: Создает копию чека для повторной выдачи или внутреннего учета. Доступна только после завершения оплаты.

  • Копировать счет: Открывает всплывающее окно для создания копии счета:

    • Выберите клиентов из списка для создания копии счета нажимая на поле для галочки в первой колонке таблицы.
    • Выбрав клиентов или клиента нажмите на кнопку «Копировать» в нижней части окна.
    • После копирования счета необходимо прикрепить дополнительные талоны к расписанию в модуле «Журнал записи».

  • Создать комментарий для счета: Открывает всплывающее окно для ввода заметок. Комментарий отображается над разделом «Плательщик». Для редактирования нажмите кнопку с карандашом.

  • Оформить исследования (KDL, Helix): Передача данных об услугах в модуль интеграции KDL/Helix для обработки анализов (доступно при активной интеграции с KDL/Helix).

  • Использовать промокод: Открывает всплывающее окно для выбора промокода из выпадающего списка. Система проверяет действительность промокода и пересчитывает сумму счета.

  • Записать к врачу: Переход на страницу записи клиента для создания записи на прием.

  • Объединить неоплаченные счета и талоны: Доступно только для пользователей с ролями администратора или менеджера. Позволяет объединять неоплаченные счета и талоны, относящиеся к одному клиенту, при условии, что они находятся в статусе «Не оплачен». Объединение возможно только для счетов и талонов, созданных в одной медицинской организации.

Дополнительные функции

  • Отменить счет: Отмена счета, доступна только в случае если счет не оплачен или сумма транзакций равна нулю.

  • Выполнить возврат: Оформляет возврат средств, доступна только для оплаченных счетов. При нажатии на кнопку открывает окно возврата средств:

    • Введите услугу для которой хотите оформить возврат. Для возврата всех средств выберите в выпадающем списке “Все услуги счета”.
    • Введите дату транзакции.
    • Нажмите на кнопку Выполнить возврат. В случае если у пользователя активна роль “Выполнение возврата без печати чека ККМ” доступная кнопка будет “Возврат без печати чека”.
    • Внимание: При возврате на карту — возврат не производится автоматически. Необходимо в разделе “Список транзакций” выбрать нужную транзакцию возврата средств (если их несколько), нажать на кнопку вывода терминал и приложить карту для возврата средств.

  • Услуги абонемента:

Открывает всплывающее окно для выбора абонемента и списания из него услуг.

Типы оплаты

Доступны через выпадающий список при оплате. Позволяет использовать альтернативные способы оплаты. Типы определяются в настройках системы.

Логика обработки:

  • Абонемент

    Применяется к счету с учетом доступного абонемента. После выбора этого типа оплаты нажмите на кнопку “Услуги абонемента”, в нем выберите абонемент и подтвердите списание из него услуг. Если одна из услуг в счете может быть оплачена с помощью абонемента — будет выведено соответствующее уведомление в верхней части страницы.

  • Сертификат

    Вводится номер сертификата, система проверяет его доступность к списанию и применяет номинал к счету.

  • Договор

    Оплата по заранее заключенному договору, требует указания страхового полиса в карточке клиента и проверки его действительности. После выбора данного типа оплаты выберите заключенный договор из выпадающего списка “Страховой полис” в верхней части страницы.

  • ДМС

    Оплата через добровольное медицинское страхование, требует указания страхового полиса ДМС в карточке клиента и проверки его действительности. После выбора данного типа оплаты выберите активный полис ДМС из выпадающего списка “Страховой полис” в верхней части страницы.

  • Банковская карта, QR-код

    выберите кассу и введите сумму оплаты.

  • Наличные

    выберите кассу и введите сумму оплаты. Также укажите полученную сумму — сдача будет рассчитана автоматически

  • Депозит

    Данный тип оплаты доступен только при наличии положительного баланса в депозите клиента. Требует только указания кассы и суммы внесения.

Объединение счетов

Объединение счетов позволяет объединить неоплаченные счета и талоны одного клиента за текущий день. Данная функция требует включенной роли “Возможность добавлять в счет талоны без счета” в разделе Счета в ролях пользователей.

  • Для талонов без счета:

    • В списке талонов без счета нажмите на кнопку Добавить талон в счет (зеленая кнопка с белым крестиком).
    • Подтверждения не требуется.

  • Для счетов:

    • В списке счетов нажмите на кнопку Добавить счетов (зеленая кнопка с белым крестиком).
    • Подтверждения не требуется.

  • Внимание: не работает для прошедших и будущих дней.

Замена услуг и товаров

Замена услуг позволяет заменить услугу или товар в счете на другую услугу или товар.

  • Нажмите на кнопку с карандашом в колонке Код.
  • В появившемся выпадающем списке выберите услугу или товар на замену.
  • Нажмите на кнопку с галочкой чтобы подтвердить выбор.

Скидки и надбавки

Данные функции позволяют гибко управлять ценой товаров и услуг внутри счета.

  • Для установки скидки нажмите на кнопку Добавить в колонке Скидка (кнопка зеленого цвета) выбранной таблицы. При нажатии на эту кнопку появятся два поля и две кнопки:

    • Поля:

      • Скидка в процентах и Скидка в рублях: данные о скидке. При вводе данных в любое из этих полей — второе заполнится автоматически.

    • Кнопки:

      • Редактировать информацию о скидке (кнопка с диалоговым облаком) — при нажатии откроется всплывающее окно с полем для ввода информации о скидке.
      • Применить скидку (кнопка с галочкой) — применяет скидку к услуге или товару.

  • Для установки надбавки нажмите на кнопку Добавить в колонке Надбавка (кнопка зеленого цвета) выбранной таблицы. При нажатии на эту кнопку появятся два поля и две кнопки:

    • Поля:

      • Надбавка в процентах и Надбавка в рублях: данные о надбавке. При вводе данных в любое из этих полей — второе заполнится автоматически.

    • Кнопки:

      • Редактировать информацию о надбавке (кнопка с буквой i в круге) — при нажатии откроется всплывающее окно с полем для ввода информации о надбавке.
      • Применить надбавку (кнопка с галочкой) — применяет надбавку к услуге или товару.

  • Внимание, скидки и надбавки невозможно добавить к услугам составляющим комплекс или к самому комплексу.

Рекомендации

  • Используйте модуль «Счета» для эффективного управления автоматизированными процессами учета и взаимодействия с клиентами.
  • Для настройки интеграций (KDL, Helix, бонусные программы) обратитесь к системным настройкам или администратору системы.
  • При возникновении вопросов изучите документацию системы или обратитесь в службу поддержки.