Журнал записи

Модуль «Журнал записи» предназначен для работы с пациентами и записями на услуги, предоставляемые клиникой. Он обеспечивает удобный интерфейс для создания, редактирования и анализа информации, а также интеграцию с другими модулями системы, такими как «Графики работы», «Услуги», «Интеграции» и др., для согласованности данных.

Описание модуля

Модуль «Журнал записи» позволяет:

Создавать, редактировать, переносить и удалять записи клиентов на услуги и приемы к сотрудникам.
Создавать клиентов в случае работы с первичным пациентом.
Просматривать списки сотрудников и их графики работ с удобной фильтрацией.
Просматривать осмотры и ранее сформированные документы клиентов.
Переходить к связанным модулям, например, к сотрудникам или клиентам.

Для перехода к модулю Журнал записи нужно нажать на кнопку в виде календаря в левом меню системы.

Структура страницы модуля

Модуль состоит из четырех основных частей:

Панель фильтрации

Панель фильтрации обеспечивает быстрый и удобный интерфейс для работы с фильтрами в журнале записи, а также другими функциями, которые влияют на отображение журнала записей. Панель фильтрации включает следующие элементы:

Календарь и кнопки управления календарём.

Календарь позволяет удобно переходить между нужными датами в журнале нажатия с помощью пары нажатий.

Календарь включает в себя такие элементы как:

Кнопка скрытия панели с календарем (три горизонтальные полосы).
Выпадающий переключателей видимых периодов:
Вчера — открывает журнал за предыдущий день.
Сегодня — открывает журнал за текущий день.
Завтра — открывает журнал за следующий день.
Предыдущая неделя — открывает журнал с понедельника прошлой недели.
Текущая неделя — открывает журнал с понедельника текущей недели.
Следующая неделя — открывает журнал с понедельника следующей недели.
Поле выбора даты — открывает календарь на месяц относительно выбранной даты (обновляет панель с календарем).
Выпадающий список фильтров по атрибутам:
Специальности (редактируется в «Сотрудники → Специальности»).
Сотрудники (редактируется в «Сотрудники»).
Этажи (редактируется в «Настройки → Кабинеты», формируется автоматически на основе данных об этажах).
Кабинеты (редактируется в «Настройки → Кабинеты»).
Клиенты (редактируется в «Клиенты»).
Удаление фильтра: Нажмите на крестик справа от выбранного фильтра.
Флажок «С расписанием»: Отображаются только сотрудники с созданным графиком работы на выбранную дату (по умолчанию активен).
Кнопка «Настройки записи»: Открывает окно для тонкой настройки модуля. Опции:
Показать полное ФИО клиента (иначе отображается краткое ФИО).
Показать иконки для клиента (статус оплаты, первичное посещение и др.; наведите курсор для подробностей).
Показать информацию о записи.
Показать услуги клиента.
Показать время записи (временной интервал).
Показать телефон клиента.
Показать доп. телефон клиента.
Показать расходные материалы. Примечание: Изменения флажков применяются сразу.
Кнопки масштаба (лупа с «+» и «-»): Изменяют масштаб таблицы записей.
Кнопки режима отображения: По сотрудникам (по умолчанию) или по дням. При выборе режима «по дням» и фильтра по сотруднику отображаются записи сотрудника за выбранный период времени — один день, четыре дня и неделя.

Панель с календарем и фильтрами записей

Календарь:

По умолчанию отображает месяц.
Нажатие на день обновляет таблицу записей.
Нажатие на название месяца открывает список месяцев текущего года.
Нажатие на год открывает список годов. Фильтры таблицы записей:
Выбор филиала. (Подробнее про настройки филиалов можно узнать в разделе Филиалы)
Сортировка по специальности, ФИО сотрудника, приоритету сотрудника или специальности. (Подробнее про эти настройки можно узнать в разделе Сотрудники)
Поле для указания количества отображаемых врачей.

Панель с таблицей записей

Содержимое:

Список сотрудников с наложением записей на временную шкалу (минимальное деление — 5 минут).
Рабочий график сотрудника выделен на шкале.
Записи содержат информацию, заданную настройками (минимум — краткое ФИО клиента).
Дополнительная информация: номера телефонов, полное ФИО, услуги, расходные материалы, статус оплаты и др.

Кнопки в заголовке таблицы:

Резерв (иконка часов): Открывает список резервных записей.
Дополнительные талоны (иконка билета): Открывает список доп. талонов.
Цифры рядом с кнопками показывают количество резервов/талонов.
Списки можно фильтровать, если есть хотя бы одна запись.

Панель с окном записи

Окно с записью позволяет создавать, редактировать и удалять записи, обспечивая удобный интерфейс для управления записью и другой информацией клиента. Условно содержимое окна можно разделить на следующие части:

Информационная часть: В этой части окна отображается .
Нижняя часть: Вкладки:
Текущий талон: Добавление услуг/товаров, возможность создать еще один талон.
Старые записи клиента.
Сопутствующие документы, осмотры, планы лечения и связанные записи (доступны через меню или переход).

Кому полезен модуль

Регистраторам: Для создания записей, добавления услуг в талоны, оформления счетов и печати документов.
Врачам: Для отслеживания записей и создания осмотров.

Основные функции

Создание записей

Где: Рабочая зона модуля (столбцы с сотрудниками и временными интервалами). Порядок действий:

Нажмите на временной интервал у сотрудника. После чего справа откроется вкладка «Новая запись».
Выберите клиента из предложенных в поле с помощью системы поиска. В случае если клиента нет в системе — создайте нового клиента.
Укажите источник клиента и специальность (не обязательно) в соответствующих полях.
Нажмите «Записать клиента».

Если необходимо отменить запись, нажмите на кнопку «Отмена».

Добавление услуг или товаров

Где: Вкладка «Талоны записи» в окне записи. Порядок действий:

Нажмите кнопку «Добавить», после чего откроется редактор талона (скрин).
Выберите услугу или товар.
Укажите вид услуги (первичное, повторное, онлайн и др.) и количество. Добавленные услуги отобразятся в списке и в окне записи.

Оформление счета

Для оформления счёта на конкретную запись необходимо в окне записи нажать на кнопку «Оформить договор». При нажатии на эту кнопку будет открыта новая вкладка с созданным счётом. Подробнее про создание и работу с модулем счета можно узнать в разделе Счет.

Создание дополнительного талона и резерва

Где: Для создания резерва к специалисту нужно нажать на иконку в виде циферблата часов справа от ФИО сотрудника. Дополнительные талоны создаются также рядом с ФИО сотрудника (в режиме по сотрудникам) или датой (в режиме по дням) пр нажатии на иконку билета.

Дополнительный талон: Создается аналогично обычной записи, но без указания конкретного времени. Это позволяет зафиксировать информацию о талоне, оставляя возможность дальнейшего переноса записи в основное расписание.
Резерв: Создается с указанием клиента и периода, в течение которого бронирование действует. При необходимости можно добавить дополнительную информацию, например, комментарии или особые условия, для уточнения деталей резерва. В дальнейшем на основе резерва может быть создана полноценная запись в случае освобождения расписания.

Для создания записи из резерва нажмите на резервную запись и отметьте новое время в журнале записи для создания записи данного клиента.

Дополнительные функции

Кроме создания, редактирования и удаления записи есть дополнительные возможности для управления существующими записями. К ним относятся:

Редактировать информацию о талоне: С помощью этой функции можно добавить дополнительную информации о записи, что поможет с управлением записи и передаче информации между сотрудниками.
Записать к другому врачу: Данная функция позволяет быстро и удобно оформить нужного пациента к другому врачу, сокращая время оформления записи, что ускоряет работу регистратуры.
Перенести запись в доп. талон: Позволяет вынести запись из расписания в дополнительный талон, который в отличие от простой записи позволяет записать пациента на день без указания времени.
Перенести запись в основное расписание: Эта функция работает если запись находится в дополнительным талоне и не имеет своего времени. В этом случае позволяет вынести дополнительный талон в основное расписание.
Копировать запись на другое время: Копирование записи без изменения оригинала на другое время, выбранное в журнале записи.
Вырезать запись для переноса: Позволяет перенести текущую запись на другое время к другому специалисту. Для этого нужно после выбора функции выбрать место в журнале записи, куда необходимо перенести запись. В календаря можно выбирать другую дату.
Изменить цвет записи: Позволяет сменить цвет записи на один из представленных в окне, которое открывается после использования функции.
Изменение времени записи: С помощью этой функции можно сменить дату и время записи, а также изменить длительность самой записи.
Смена статусов записи. Данная функция позволяет отслеживать текущий статус записей, а также отслеживать отмены записей с причинами отмены и автоматическим удалением записи. Ниже представлены текущие статусы записи.
- Требуется подтверждение
- Подтверждена
- Неявка
- Ожидание приема
- На приеме
- Отмена (указывается причина)
- Выполнена

Также в системе присутствует возможность автоматизации с использованием статутсы записи. К примеру, для оповещения пациента или врача об отмене записи.